1º Passo - Secretaria

1. Abertura de novo processo de solicitação de bem permanente:

• minhaUFOP
• Administração
  • SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES – SEI
  • Iniciar processo
  • Material: Aquisição por compra de material permanente;
  • Preencher as informações necessárias, selecionar em interessado, selecionar PROPLAD e outros servidores relacionados ao processo (como professores e técnicos);
  • Salvar.
• Após aberto o novo processo incluir novo documento para iniciar o processo de solicitação;
  • Memorando de solicitação de solicitação de bens permanentes PROPLAD;
  • Abrirá a aba “Gerar Documento”
  • Em Texto Inicial – escolher “nenhum”
  • Destinatário  - selecionar o PROPLAD (digitando o nome aparecerá a opção)
  • Após preenchimentos dos dados clique em confirmar dados;
  • O formulário (ANEXO V) abrirá;
  • Clicar em editar conteúdo (ícone na parte superior ao documento) para preencher o formulário;
  • Após preenchimento salvar.

1. Anexar documentos (Laudo do NTI ou responsável técnico, projeto de desenvolvimento, quando necessário) :

• Após preenchido do formulário, clicar no número do processo, canto esquerdo superior;
  • Incluir novo documento;
  • Escolher Externo;
  • Preencher os dados necessários, escolher a opção “Digitalizado nesta Unidade”  “Cópia Simples”
  • Anexar arquivo, escolher o arquivo a ser enviado;
  • Clicar em confirmar dados

Para cada documento repetir o processo.

1. Assinatura do processo

• Após o memorando pronto e seus devidos anexos, a chefia imediata deve assinar o memorando e em seguida proceder ao envio.

Caso a Chefia não aprove o memorando, o processo deve ser encerrado pela própria secretaria/setor.

1. Enviar o processo

• Após preenchimento do formulário, anexado os documentos necessários e assinatura da chefia imediata, clicar no número do processo, canto esquerdo superior;

• Clicar em enviar processo;
• Em “Unidades” Escolher a  Unidade/Pro Reitoria responsável pelo departamento/setor ;
• Marcar a opção “Manter processo aberto na unidade atual”  para que possa ser feito o acompanhamento do processo  e em “Enviar e-mail de notificação”

• Clicar em Enviar.

2º Passo – Despacho da Direção/Chefia de Unidade

1. Análise e formulação do despacho resposta

• minhaUFOP
• Administração

• SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES – SEI

• Clicar em “Controle de processos” canto superior lado direito;
• Escolher o processo, entre os processos recebidos;
• Avaliar o memorando de solicitação de bens ;
• Clicar no número do processo, canto superior lado esquerdo;
• Nas opções, na parte superior, clicar em novo documento;
• Abrirá uma aba “Gerar Documento”;
•  Escolha o Tipo do Documento – Despacho
• Texto inicial – Nenhum
• Observações desta unidade – acrescentar o que julgar necessário;
• Abrirá uma aba com um modelo de despacho
• Na parte superior, escolher a opção “Editar conteúdo”
• Deliberar sobre a solicitação do departamento;
• O despacho deve ser assinado pelo Chefe/Diretor da Unidade/Pro Reitoria, ele deve entrar com seu usuário  e senha , no ícone assinar (caneta na parte superior da aba);

1. Envio do processo pela Direção/Pro Reitoria

• Após a avaliação, despacho e assinatura;

• Clicar em enviar processo;
  • Se a resposta do despacho for positiva, em “Unidades” Escolher a PROPLAD;
  • Se a resposta do despacho for negativa, em “Unidades” Escolher a Departamento/setor de origem do processo;

• Marcar a opção “Manter processo aberto na unidade atual”  para que possa ser feito o acompanhamento do processo  e em “Enviar e-mail de notificação”

• Clicar em Enviar.

3º Passo:  Despacho da PROPLAD

1. Após o recebimento do processo a PROPLAD, enviará  seu despacho, de acordo com os critérios de avaliação pertinentes a  PORTARIA PROPLAD Nº 009, DE 004 DE ABRIL DE 2018.

• Em caso de não conformidades o documento será devolvido para adequações ao setor inicial;
•  Em caso de impossibilidade de atendimento, a PROPLAD enviará seu despacho para o setor inicial encerrar o processo;
• Em caso de atendimento da solicitação, a PROPLAD despachará o memorando para a unidade responsável dentro da Pro Reitoria;

4º Passo: Atendimento do processo

1.  O setor responsável dentro da Pro Reitoria avaliará a solicitação e comunicará por despacho o andamento do processo de aquisição.

5º Passo: Encerramento

1.  O setor responsável por abrir o processo será responsável por encerrá-lo:
   • Quando a Chefia imediata recusar assinar o memorando;
   • Quando receber resposta definitiva de não atendimento, pela Direção/Chefia de Unidade/Pro Reitoria;
   •  Quando receber resposta definitiva de não atendimento, pela PROPLAD;
   • Quando receber resposta definitiva de não atendimento, ou impossibilidade técnica pela unidade responsável dentro da PROPLAD;
   • Quando recebido o bem permanente, enviando assim um despacho, dentro do processo à PROPLAD, informando a conformidade do item recebido;

• Clicar no número do processo, canto superior lado esquerdo;
• Nas opções, na parte superior, clicar em novo documento;
• Abrirá uma aba “Gerar Documento”;
•  Escolha o Tipo do Documento – Despacho
• Texto inicial – Nenhum
• Observações desta unidade – acrescentar o que julgar necessário;
• Abrirá uma aba com um modelo de despacho
• Na parte superior, escolher a opção “Editar conteúdo”
• Informar o recebimento do bem ;

1. O despacho deve ser assinado pelo Chefe de departamento/ setor ( deve entrar com seu usuário  e senha , no ícone assinar (caneta na parte superior da aba);

1. Clicar em concluir processo.